「七尾亜紀子の整理収納レッスン / Nanao’s Home Organizing & Storage」(登録者数 6.15万人)よりご紹介します。
書類整理を後回しにして、後で慌てた経験はありませんか？
気づかないうちに溜まってしまう書類は、片付けが苦手な人にとってもっとも億劫になるアイテムの一つではないでしょうか。
今回は、片付けが苦手な人でも簡単にできるプロ直伝の書類の整理方法についてお伝えします。
それでは早速動画を見ていきましょう。
- 気づかないうちに書類を溜めてしまう
- 書類の期限に気づかず慌てたことがある
- 書類を後から探すのにいつも時間がかかる
書類整理の大前提
七尾さんが書類整理をする上で大前提としていることを2つご紹介します。
- なるべく紙で保管するものを減らす
- 保管するものは「期間」で分ける
書類はどうしても知らずしらずのうちに増えてしまいがちです。
そのため、片付けが苦手な人は大前提として「なるだけ紙類で保管するものを減らす」ことを考えてみましょう。
DMや必要ないプリント類はすぐに処分しましょう。
その上で保管が必要なものについては期間別に分けて保管していきます。
残す書類の分け方は期間によって3種類
保管が必要な書類は保存しなければならない期間によって3つに分類します。
- 情報だけあればいいもの
- 要対応の短期型書類
- 保管しておきたい長期型書類
情報だけあればいいもの
内容だけわかっていればいいものについてはスマホで撮ってデジタルで保管するのがオススメです。
- マンションの定期点検の案内
- 子供の学校の学年だより
- 光熱費の明細
デジタル保管にはメリットもたくさんあります。
- 保管場所を取らず処分がラク
- 出先でも確認できる
- 検索性が高い
保管場所が必要ないことは、デジタル保管の一番のメリットではないでしょうか。
よくわからない書類で棚が埋め尽くされることもありません。
処分するときもデジタルならフォルダごとボタン一つであっという間に消すことができます。
詳細を今すぐ確認したいけれど、電車の中だし…
そんな時もデジタルで保管していれば、電車の中で人目を気にしながら書類を広げる必要もありません。
サッとスマホで確認できますし、必要な情報を探すのも簡単です。
情報のみ把握しておきたい場合にオススメなのがEvernote(エバーノート)です。
Evernoteを使った書類の分類の仕方については、七尾さんが動画の中で詳しく紹介されています。
書類をデジタル化したい方はぜひ参考にしてみてくださいね。
要対応の短期型書類
2つ目は要対応の短期型書類です。
- 子供の予防接種の案内
- 支払いが必要な請求書
- 健康診断の案内
期限までに申込みや、返送などの対応が必要な重要度の高い書類も含まれます。
対応期限が終われば処分しても問題ありませんが、期限までに忘れずに処理する必要があります。
短期保管はざっくり収納するのがオススメです。
- 人別に「挟むだけ」のファイルを作成
- 決まった場所に収納
具体的には、挟むだけのファイルを使って人別に保管します。
いつも決まった場所に収納されているため、書類の入れ忘れもありません。
大切な書類は全部入っているという安心感もあります。
七尾さんが保管に使っているファイルについては動画内で紹介されています。
気になる方はチェックしてみてくださいね。
保管しておきたい長期型書類
- 保険証書や契約内容のお知らせ
- 子供の学校の保存版プリント
- 家電製品の取扱説明書
これらの書類は頻繁に見返すことはないが、必要なときにはすぐ取り出せるようにしておきたいですよね。
長期保管の書類は、分類やラベリングをしてきっちり収納しましょう。
- インデックスを付けて人別、種類別に収納する
- クリアポケットにもラベリングをする
ラベリングをすることで、入れ替えをする場合も簡単に書類を探すことができます。
紙で取っておく必要がない取扱説明書はアプリで管理することもできますよ。
説明書をデジタル化したい方は動画で紹介されていたアプリを確認してみてくださいね。
整理方法を決めてルールに沿って管理しよう
今回は片付けが苦手な人でも簡単にできる、プロ直伝の書類の整理方法についてお伝えしました。
書類整理のコツはとにかく後回しにしないことです。
整理方法を決めたら、なるだけ早めに処理するようにしましょう。
最初の段階で管理すべき量を絞ることで気持ちもラクになれますよ。
七尾さんのチャンネルでは、 整理収納アドバイザーの視点を生かした役立つ情報が多数配信されています。
書類整理以外の片付け方法についても知りたい方は、ぜひ動画を覗いてみてくださいね。
つい面倒臭くて置きっぱなしにしてしまう…